راهنمای ثبت وضعیت تسکها و گزارش کار پروژهها چرا این سیستم اهمیت دارد؟ در سامانه مدیریت پروژه، تمامی اقدامات انجامشده بر روی آیتمهای تسک بهصورت خودکار ثبت میگردد. این ثبتها نهتنها برای پیگیری داخلی و مستندسازی فرآیندها کاربرد دارند، بلکه مستقیماً در پنل مشتری نیز نمایش داده میشوند. بنابراین، هرگونه تغییر وضعیت، ثبت گزارش یا اصلاح، برای مشتری قابل مشاهده است و میبایست با دقت، مسئولیتپذیری و شفافیت کامل انجام شود. تسک و آیتم تسک یعنی چه؟ تسک: یک فعالیت کلی در پروژه (برای مثال: «انجام تغییرات در سایت نیلپر»). آیتم تسک: جزئیات قابل اجرا درون یک تسک (برای مثال: «جاگذاری لوگو در سمت راست»). هر آیتم تسک میتواند وضعیت خاص خود را داشته باشد و بهصورت مستقل تغییر وضعیت دهد. وضعیتهای آیتم تسک جدید: آیتم تازه ثبت شده و هنوز شروع نشده است. در حال انجام: آیتم در حال اجرا است. انجام شده: آیتم کامل شده و منتظر تأیید است. تأیید شده: آیتم توسط مدیر یا مشتری تأیید شده است. ثبت گزارش کار چگونه انجام میشود؟ هر بار که وضعیت آیتم تسک به «در حال انجام» یا «انجام شده» تغییر یابد: یک گزارش کار بهصورت خودکار ثبت میشود. این گزارش در صفحه پروژه → تب گزارش کارها قابل مشاهده است. مشتری نیز این گزارش را مشاهده میکند؛ بنابراین، لازم است گزارشها دقیق، حرفهای و واقعی باشند. نمونه پیامهایی که مشتری مشاهده میکند از وضعیت "جدید" به "در حال انجام": وضعیت آیتم "جاگذاری لوگو در سمت راست" در تسک "تغییر لوگوی آذربرا" به "در حال انجام" تغییر یافت. از وضعیت "در حال انجام" به "انجام شده": وضعیت آیتم "جاگذاری لوگو در سمت راست" در تسک "تغییر لوگوی آذربرا" به "انجام شده" تغییر یافت. در صورت بازگشت از وضعیت "انجام شده" به "جدید": وضعیت آیتم "جاگذاری لوگو در سمت راست" در تسک "تغییر لوگوی آذربرا" به حالت "جدید" برگشت. گزارش قبلی نیاز به بازبینی داشت. نکات مهم برای کارشناسان هر تغییر وضعیت ثبت میشود و برای مشتری قابل مشاهده است. از تغییر وضعیت آیتمها صرفاً برای تست یا کنجکاوی خودداری فرمایید. در صورت بروز اشتباه، سیستم بهصورت خودکار گزارش اصلاحی ثبت میکند تا شفافیت حفظ شود. مدت زمان انجام کار نیز بهصورت دقیق محاسبه و در گزارش ثبت میشود؛ بنابراین، زمانبندی صحیح اهمیت بالایی دارد. نحوه تغییر وضعیت آیتمها وارد پروژه شوید. آیتم مورد نظر را انتخاب کنید. وضعیت جدید را انتخاب نمایید (برای مثال: «در حال انجام»). در صورت نیاز، توضیحی کوتاه وارد کنید. تغییرات را ذخیره نمایید. پس از ذخیره، گزارش کار بهصورت خودکار ثبت شده و در تب گزارشها قابل مشاهده خواهد بود. هدف نهایی ایجاد یک سیستم شفاف، قابل اعتماد و حرفهای برای ثبت فعالیتها، که هم به تیم در پیگیری و مدیریت پروژهها کمک میکند و هم اعتماد مشتری را نسبت به فرآیند اجرا افزایش میدهد. در صورتی که نیاز به راهنمایی داشتید یا سوالی داشتید در قسمت کامنت ها بپرسید. 9 بازدید